Voici Rental Agreements : créez, personnalisez et signez des contrats de location où que vous soyez

Louer un appartement, un vélo, un appareil photo ou même un outil électrique pose souvent le même défi : avoir des papiers en règle.

Il vous faut un contrat qui décrit ce qui est loué, à quelles conditions et qui est responsable de quoi. Il faut recueillir des informations, obtenir des signatures et conserver une copie du document. Parfois, tout le monde est dans la même pièce. Parfois, l’autre personne est à des kilomètres.

Aujourd’hui, nous vous présentons Rental Agreements, une application mobile qui simplifie la création, la personnalisation et la signature de contrats de location.

Que vous soyez bailleur privé, à la tête d’une petite entreprise de location ou que vous louiez occasionnellement votre propre matériel, Rental Agreements vous donne les outils pour préparer et signer des documents directement depuis votre téléphone.

Pas de configuration compliquée, pas d’impression ni de numérisation, et l’autre partie n’a rien à installer.

Pas seulement pour la location immobilière

Quand on entend « contrat de location », on pense généralement à un appartement ou à une maison. Mais les contrats de location sont utiles dans bien d’autres situations.

Imaginez que vous louez un vélo pour le week-end, prêtez un appareil photo à un client ou fournissez du matériel pour un événement. Dans chaque cas, un contrat écrit aide à fixer les conditions de location et les responsabilités de chacun.

Rental Agreements a été conçue en pensant à cette diversité.

Elle peut être utilisée par :

• Les bailleurs privés qui louent des appartements, des chambres, des maisons de vacances ou des places de stationnement.
• Les entreprises de location qui proposent des vélos, des voitures, des kayaks, des outils, des appareils photo et d’autres équipements.
• Les organisateurs d’événements et les loueurs de salles qui louent des espaces ou du matériel à des groupes.
• Les clubs et les associations qui partagent ou louent du matériel entre leurs membres.
• Les particuliers qui louent occasionnellement leurs affaires personnelles.

Plutôt que de chercher à être une plateforme complète de gestion locative avec réservations, paiements et comptabilité, Rental Agreements se concentre sur une seule chose : vous aider à créer un document de location clair et à le faire signer.

Partez d’un modèle. Faites-en le vôtre.

Chaque location est différente, mais cela ne veut pas dire que vous devez rédiger chaque contrat à partir de zéro.

Rental Agreements propose 22 modèles intégrés couvrant les situations de location courantes, dont des baux d’habitation, des locations de véhicules, des locations de matériel général et plus encore.

Choisissez un modèle, saisissez les informations de location, et votre contrat est presque prêt.

Mais que faire si le modèle proposé ne correspond pas tout à fait à vos besoins ?

C’est là qu’intervient la personnalisation.

Des contrats adaptés à votre activité

Contrairement à un formulaire PDF figé, un modèle dans Rental Agreements n’est pas qu’un document avec des cases vides à remplir.

Vous pouvez personnaliser le contrat lui-même :

• Modifiez le texte du document. Ajoutez, supprimez ou réécrivez des clauses pour qu’elles correspondent à vos conditions de location.
• Créez vos propres champs. Recueillez les informations dont vous avez réellement besoin : période de location, dépôt de garantie, numéro de série ou toute information propre à votre activité.
• Personnalisez les formulaires de participant. Décidez qui doit signer et quelles informations chaque personne doit fournir.
• Ajoutez votre image de marque. Faites figurer le nom ou le logo de votre entreprise dans le document final.
• Choisissez une mise en page. Utilisez une mise en page classique sur une colonne ou une présentation sur deux colonnes.

Vous pouvez dupliquer un modèle existant ou en créer un entièrement nouveau.

Et une fois votre modèle prêt, vous pouvez le réutiliser chaque fois que vous avez besoin d’un nouveau contrat.

Les informations saisies dans chaque contrat sont automatiquement insérées dans le document : le résultat final est un document correctement mis en forme, et non un ensemble de zones de texte posées sur un PDF figé.

Créez et signez un contrat en quelques étapes

Le processus est simple.

1. Choisissez un modèle. Partez de l’un des modèles intégrés ou sélectionnez un modèle que vous avez créé vous-même.

2. Remplissez les informations. Indiquez ce que vous louez, la période de location, le prix, la caution et toute autre information nécessaire. Ajoutez les participants et leurs informations, et joignez des articles ou des photos si besoin.

Vous n’êtes pas obligé de tout terminer d’un coup. Les brouillons s’enregistrent automatiquement, et vous pouvez y revenir plus tard. Vous pouvez aussi prévisualiser le document avant de l’envoyer pour signature.

3. Recueillez les signatures. Quand tout est prêt, choisissez comment chaque participant doit signer.

4. Téléchargez et partagez. Une fois que tout le monde a signé, le contrat final est disponible en PDF. Vous pouvez aussi exporter ses pages en images JPG et les partager comme vous le souhaitez.

Tout se passe au même endroit, du modèle de départ au document final.

Signez en personne ou à distance

Toutes les locations ne se font pas en face à face. C’est pourquoi Rental Agreements propose deux façons de recueillir des signatures électroniques.

Signez ensemble sur un seul appareil

Si votre client est en face de vous, tendez-lui simplement votre téléphone.

Il peut vérifier ou compléter ses informations, lire le contrat et signer directement sur l’écran avec le doigt.

C’est particulièrement pratique au comptoir de location, lors de la remise de matériel et dans toutes les situations où les deux parties sont présentes.

Envoyez une invitation à signer

Si l’autre personne n’est pas à proximité, vous pouvez demander sa signature par e-mail.

Elle reçoit un lien privé qui s’ouvre dans un navigateur web classique. Elle peut alors saisir ses informations, relire le contrat complet et signer depuis son téléphone, sa tablette ou son ordinateur.

Elle n’a besoin ni de télécharger Rental Agreements ni de créer un compte.

Les liens de signature expirent au bout de 72 heures, et vous pouvez renvoyer ou annuler une demande si nécessaire.

Une fois que tout le monde a signé, le document final peut être téléchargé. Les personnes qui ont signé à distance reçoivent aussi un e-mail donnant accès à leur copie.

Un seul contrat pour tout un groupe

Parfois, il vous faut les signatures de bien plus d’une ou deux personnes.

Imaginez que vous gérez une location de kayaks et organisez une sortie guidée pour 15 participants. Chacun doit accepter les conditions de location avant de partir.

Créer et gérer 15 contrats séparés à la main serait fastidieux.

Avec les contrats de groupe, vous préparez les informations de location une seule fois et invitez tout le monde à rejoindre le groupe.

Il vous suffit de créer un contrat de groupe et de partager un lien d’invitation ou d’afficher son QR code.

Les participants ouvrent le lien, saisissent leur adresse e-mail et reçoivent leur propre invitation à signer. Ils peuvent ensuite fournir leurs informations et signer sans installer l’application.

Vous suivez l’avancement depuis votre téléphone : qui a rejoint le groupe et qui a déjà signé.

Selon vos besoins, vous pouvez choisir entre deux formats de document :

• Un document partagé, que tout le monde signe.
• Un document par personne, avec des documents distincts générés pour chaque participant.

Une fois le groupe complet, vous pouvez générer les documents et envoyer les copies aux participants.

Les contrats de groupe sont utiles pour la location de matériel, les activités guidées, les événements et toutes les situations où plusieurs personnes doivent accepter les mêmes conditions de location.

Tous vos articles de location dans un seul Catalogue

Si vous louez régulièrement le même matériel, saisir ses informations dans chaque nouveau contrat devient vite répétitif.

Rental Agreements comprend un Catalogue où vous pouvez enregistrer les informations sur ce que vous louez.

Par exemple, si vous gérez une location de vélos, vous pouvez ajouter chaque vélo avec son nom, sa marque, son modèle, son numéro de cadre, des photos et d’autres informations utiles.

Le Catalogue prend en charge de nombreuses catégories d’articles, des véhicules et du matériel de sport aux appareils photo, à l’électronique, aux logements et aux salles.

Lors de la création d’un contrat, vous pouvez sélectionner un article de votre Catalogue et utiliser ses informations enregistrées pour remplir automatiquement les champs correspondants.

Vous pouvez aussi joindre un article au contrat, pour que ses informations figurent dans le document final.

Vous n’avez donc plus à saisir encore et encore les numéros de série, descriptions ou autres informations des articles que vous louez souvent.

Documentez l’état avec des photos

Une description écrite ne dit pas toujours tout.

Quand vous louez des objets, il est souvent important de consigner leur état avant de les remettre.

Pensez à un vélo avec une rayure sur le cadre. À un objectif photo avec une petite marque esthétique. Ou à un appartement avec un mur abîmé ou un sol usé.

Si des questions de dommages se posent plus tard, disposer d’une trace photographique de l’état initial peut être précieux.

Rental Agreements vous permet d’intégrer des photos à votre contrat.

Vous pouvez prendre des photos directement avec votre téléphone ou choisir des images existantes, grâce aux champs photo du contrat.

Par exemple :

• Vélos et véhicules : photographiez les rayures, les bosses et autres signes d’usure existants.
• Appartements et chambres : saisissez l’état des murs, des sols, du mobilier et des appareils.
• Appareils photo et matériel audiovisuel : documentez les objectifs, les écrans, les accessoires et les dommages visibles.
• Outils et machines : consignez l’état du matériel avant sa remise.

Ces photos font partie de la documentation du contrat et figurent dans une annexe photos dédiée du PDF généré.

C’est une façon simple de garder ensemble les conditions de location et l’état documenté de l’objet, plutôt que de compter sur des photos séparées difficiles à retrouver plus tard.

Tous vos contrats, bien organisés

À mesure que vous créez des contrats, il devient de plus en plus important de les suivre.

Rental Agreements offre un endroit central pour retrouver vos documents et suivre leur avancement.

Vous voyez quels contrats sont encore des brouillons, lesquels attendent des signatures et lesquels sont finalisés.

La recherche et les filtres vous aident à retrouver un contrat précis, et la duplication vous permet de créer un nouveau contrat à partir d’un contrat existant sans repartir de zéro.

L’application peut aussi vous avertir quand quelqu’un signe un document, quand un contrat est finalisé ou quand un groupe est prêt pour l’étape suivante.

Votre écran d’accueil affiche l’activité récente et vous donne un accès rapide aux actions courantes, comme créer un contrat, lancer un groupe ou ajouter un article à votre Catalogue.

Commencez gratuitement. Passez à un forfait supérieur quand vous en avez besoin.

Nous voulons que chacun puisse essayer Rental Agreements avec de vrais documents avant de décider s’il a besoin d’un abonnement.

C’est pourquoi l’application propose un forfait Gratuit.

Vous pouvez créer et signer gratuitement vos 5 premiers contrats individuels. Ensuite, Basic ou Premium vous offre des contrats individuels illimités.

Le forfait Gratuit comprend aussi 3 contrats de groupe. Les brouillons et les aperçus de documents sont illimités, et vous pouvez toujours télécharger vos documents signés.

Pour les personnes et les entreprises qui utilisent l’application plus souvent, il existe deux autres forfaits :

Basic offre des contrats individuels illimités et la possibilité d’exporter les documents avant leur signature.

Premium ajoute des contrats de groupe illimités et la prise en charge de davantage d’appareils.

Les personnes que vous invitez à signer n’ont jamais besoin d’un abonnement, ni même d’un compte.

Rental Agreements est disponible sur iPhone, iPad, téléphones et tablettes Android.

L’application est disponible en 10 langues : anglais, espagnol, portugais (Brésil), français, allemand, italien, polonais, turc, néerlandais et japonais. Les modèles de contrat intégrés sont actuellement rédigés en anglais, mais vous pouvez créer vos propres modèles dans d’autres langues.

Ce n’est qu’un début

Rental Agreements est partie d’une idée simple : créer et signer un document de location devrait être facile, que vous louiez un seul vélo ou que vous gériez une petite entreprise de location.

Notre objectif est de rendre les formalités de location moins pénibles, tout en vous donnant la souplesse de créer des contrats adaptés à vos besoins.

Cette première version réunit des modèles personnalisables, la signature électronique, les contrats de groupe, des articles de location réutilisables, la documentation photo et la gestion des documents.

Et ce n’est que le commencement.

Nous aimerions particulièrement savoir comment vous utilisez Rental Agreements au quotidien. Que louez-vous ? Quels documents utilisez-vous ? Qu’est-ce qui vous simplifierait la tâche ?

Vos retours nous aideront à décider quoi améliorer et développer ensuite. Une suggestion ou une question ? Écrivez-nous.

Prêt à créer votre premier contrat ?

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